部活で使う領収書の作り方【Excelとwordで時短】

部活で使う領収書の作り方【Excelとwordで時短】

領収書学校の先生の仕事
この記事は約5分で読めます。

部活動の顧問をやっていると領収書を作らなければいけない時があります。

昔は手紙の下部を切り取って,部員が名前などを書いて,現金と一緒に顧問に提出するといったことをしていました。

今は現金のやり取りはトラブル,紛失・盗難のリスクがあるので,部で口座を作って振り込んでもらう形をとるかもしれません。

そうなると部員が名前を書いて集めるのが逆に手間になってしまいます。

そして,部活の活動場所は必ずしも教室のように机と椅子がないので,なかなか「今すぐ書いて出して」と言ってもすぐに集まらないことがあります。

後で持ってきてと言っても,忘れたり,用紙をなくしたり,すぐにそろわないこともあります。

部員の人数が多ければなおさらです。

そんなわけで,顧問が時短で領収書を作る方法をご紹介します。

応用をすれば,返金をする際の通知書にもなります。

隣の芝
隣の芝

自己紹介

  • 非常勤+専任の私立教員歴は約15年!
  • 担任は10年以上経験! 修学旅行の準備・引率、大学受験の指導経験もあり
  • 教科は英語海外への引率経験もあり
  • 校務分掌教務、進路、広報、生活指導、生徒会を経験!
この記事をおススメしたい方
  • 短時間で部活で領収書を作るにはどうすればいいか迷っている顧問マネージャーさん
  • 逆に返金が発生する際の通知書を効率よく作りたい!という方
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領収書をWordで作ります

金額や名前の欄はあけておいて,テンプレートを作成します。

領収書の枠

コピペできるようにテキストデータも載せておきますね。

●●●●年●●月●●日
領収書
殿
\-
但、部費として
上記の通り、領収いたしました。
●●●●高等学校 ○○○○部 顧問 ▲▲▲▲▲

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領収書はそんなに大きくする必要はないので,下のように上下2段にしておきます。

真ん中の線はただの罫線です。

領収書の上下2段
罫線の位置の調整

罫線の位置をちょうど真ん中にするには,罫線をダブルクリックして「配置」が便利です。

図形の配置

今回,金額の部分はExcelから取り込むようにします。

ユニフォームや道具の購入時など,人によって金額が変わることを想定しています。

金額が常に変わらない場合は,Wordに入力してしまってもいいでしょう。

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Excelで部費の集金リストを作ります

以下のようにExcelで集金リストを作ります。

今回は金額が違う場合でも対応できるようにあえて,1年生は\3,000,2・3年生は\5,000と差を付けました。

集金リスト
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差し込み印刷で一人一人印刷します

再びワードに戻り「差し込み印刷」で作成していきます。

すでにExcelでリストを作ったので,「既存のリストを使用」します。

差し込み印刷 リストの選択

Excelのシート名が並ぶので選択します。

テーブル選択

名前を入れたい位置にカーソルを合わせて,「差し込みフィールド」を設定します。

名前の挿入
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部費も同じように「差し込みフィールド」を入れていきます。

そうすると,以下のようになります。

途中で気づきましたが,金額の前に「¥」マークをつけ忘れたので,途中で追加しました。

(上のテンプレにははいっています)

フィールドの挿入完了

《Next Record》というものが入っていますね。

これは,印刷したときに次の人の情報を入れるためです。

これがないと,上下で同じ領収書が2枚作成されてしまいます。

場所は上部の「ルール」のところにあります。

next record

印刷時のイメージをを確認します。

結果のプレビュー
プレビュー
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金額のところにカンマを入れたい!

お気づきかもしれませんが,Excelで「会計」表記になっていても,Wordでは反映されません。

だから,Word上でも\マークなどを入力しておく必要があります。

また,金額のところにカンマを入れたいならちょっと手を加えます。

金額のところをクリックして,Alt + F9でフィールドコードに切り替えます。

フィールドコードの表示

部費の最後に# 0,を入力します。

フィールドの編集
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そのままで反映されません。

再びAlt + F9で表示を戻し,金額の部分を選択した状態で,F9を押してデータの更新をします。。

これをしないとカンマがつきません。

反映結果
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印刷をする時の注意

完了と差し込み>文書の印刷から印刷をします。

普通に印刷をしても,表示されている分しか印刷されません。

個々の印刷

すべて印刷する場合は「すべて」を選択します。

印刷するレコード

印刷指定で「奇数ページ」を選択します。

奇数ページのみ印刷

これをやらないと,

1枚目 AさんBさん を印刷

2枚目 BさんCさん を印刷

3枚目 CさんとDさん を印刷

少しずつ重なって印刷されてしまいます。

奇数ページのみにすれば解消されます。

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まとめ

いかがでしたでしょうか。

このパターンを作っておくと,回収するお金が複数回にわたっても応用がききます。

  • Excelで右の列に項目と金額を入力
  • Wordの金額のフィールド,但し書き,日付を修正

これだけで新しいものを作ることができます。

Excelのリストは誰が納金したか確認するのにチェックリストとして使えば,かなり手間は省けるでしょう。

今回のことでご参考になれば嬉しいです!

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