学校の教員が使うExcel関数や機能 委員会やクラブの名簿を作りたい

学校の教員が使うExcel関数や機能 委員会やクラブの名簿を作りたい

学校の先生の仕事
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学校は「人」で成り立っているので、何かと名簿を使います。

  • クラス名簿
  • 部員名簿
  • 委員会メンバーの名簿
  • 講習受講者の名簿  など

今回はおおもとの全生徒が載っているデータベースから、手っ取り早く該当者を抽出する方法をお伝えします。

隣の芝
隣の芝

自己紹介

  • 非常勤+専任の私立教員歴は約15年!
  • 担任は10年以上経験! 修学旅行の準備・引率、大学受験の指導経験もあり
  • 教科は英語海外への引率経験もあり
  • 校務分掌教務、進路、広報、生活指導、生徒会を経験!
この記事をおススメしたい方
  • 全校生徒の名簿から委員会メンバーを抽出した名簿を作りたい先生
  • 希望者が受講する講座の名簿を作りたい先生
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全校生徒の名簿データの中から委員会,クラブの名簿作成したい

 生徒に振ってある番号がわかれば,特定の生徒を抽出して名簿を作れます。

全体の名簿から任意の生徒だけの名簿を作る

=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,[検索方法])

印刷範囲の指定

委員名簿を印刷して掲示したい場合も多いと思います。これでは,基も名簿も印刷されてしまいます。

そこで印刷範囲を委員・係のところだけにしておくと余計なものは印刷されません

または,元の名簿と抽出する名簿を別のシートにしておくという方法もあります。

年が変わるとクラスの人数が変わるので,VLOOKUPの「範囲」が適切か確認する必要がありますね。

データベースの順番を変えずに,メンバーを抽出したい

VLOOKUP関数の注意点は,基となるデータベースの番号が昇順になっていないとうまくいかないことです

例えば,希望者だけが参加する行事に先着順に集団面接の面接票を作る場合に不便だなと思いました。

データベースの番号が昇順になっていない場合は,最後の[検索方法]をFALSEに変えてあげるとうまくいきます。

完全一致の場合は検索方法をFALSEに

名簿などのデータベースが昇順になっていない場合は,検索方法をFALSEにする。

ちなみに,面接票のような帳票で作ってみました。

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座席表を効率よく作りたい

座席表はVLOOKUP関数と条件付き書式で見やすいものが出来上がります。

座席表で使う関数と機能
  1. VLOOKUP関数 → 座席ごとに出席番号を入力すれば名前が表示させるようにする
  2. 条件付き書式 → 女子は赤字で表示されるようにする

まず基になる名表はこのように準備しておきます。

これは座席表とは別のシートで準備しておくとよいでしょう。

名表とは別の表に座席の枠を準備します。

関数の入力例をご紹介します。

女子の名前が赤くなるように「条件付き書式」を設定します。

イメージは一番右上の席の設定画面です。

数式は相対参照($がつかない)ようにしておくと,「書式のコピー/貼り付け」で他の席にもコピペできます。

ここまでのイメージは教員から見た席です。生徒から見た席も同時に印刷できるよう作っておきます。

全体のイメージはこんな感じです。

座席表は校風によって何を載せるか,何に色をつけるか分かれると思います。

この記事が,それぞれの現場にあった座席表のヒントになればと思います。

まとめ

最後までお読みいただき、ありがとうございます。

学校は人を扱う場なので,リストを作り直したり,データを抽出したりすることが多いです。

参考になればと思います。

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